浅谈企业财务管理中日常费用管理

2017-02-14 08:45 来源：http://www.ceo315.org/ 阅读：次

前言

日常费用报销是企业经营活动中必不可少的一项经济业务，费用报销手续的规范与否直接反映出企业内控工作开展的成果。从现在市场经济的发展的趋势上看，加强企业内控、规范费用管理尤为重要！

在企业各类费用中，办公费用、交通费用、业务招待费用、差旅费等费用是企业经营中发生最为频繁的费用，此类费用金额大都不大，票据来源广泛，也是我们审计工作中较为关注的一方面。在实际工作中，我们发现部分发企业的费用报销存在不规范的情况，例如：费用报销的票据不规范，费用报销的手续不建全，审批人员责任不清晰等现象。就上述情况，对各类费用的规范化管理就显得十分重要。

一、办公费用

办公费用反映单位购买日常办公用品、书报杂志的支出，以及日常印刷费支出等，同时也是企业经济活动中发生的最为频繁的一项费用。经办人员在购买办公用品时，必须从正规的销售渠道取得采购发票并附采购清单，办理费用报销时应将发票和采购清单一起做为报销用的原始凭证，填写费用报销单，并经相关主管人员签字确认后交与财务部门审核后进行报销（注：企业若对有关主管人员予以相应的授权，应根据企业要求办理签字手续）。

办公用品购入后交由企业行政部门进行统一管理，进行台账登记。行政部门根据经办人提供的采购清单与实物核对无误后进行办公用品入库台账登记，在各部门领用办公用品时登记企业办公用品的领用台账的登记。办公用品管理也因与固定资产一样定期进行盘点。

特别提醒：若各综合类商场超市开据的仅填写“办公用品”字样无明细清单的发票，将会作为业务招待费用进行核算。

二、交通费用

交通费用包括公司车辆费用、各部门报销的交通费用。

车辆费用反映企业在经营中产生的加油费用、过路（桥）费用、停车费用、养护费用和车辆保险费用。企业车辆应有专人进行管理，建立车辆档案，对车辆的保养维修情况、行驶公里数、交通事故情况、行车人员和行车事由等与车辆使用有关的内容进行详细登记。使用加油卡企业应实行专车专卡，逐笔记录加油充值时间及行驶的公里数。经办人员办理车辆费用报销时，应由经办人填写费用报销单据，注明报销事项（例如：养护原因，维修部件等），由相关主管人员签字后交由财务部门审核后方可进行费用报销。

各部门交通费用反映各部门因业务需要而产生外出交通费用，一般为企业所在地的市内交通费用。经办人员在办理市内交通费用报销时，将外出时取得的市内交通票作为原始凭证，填写费用报销单并注明外出事由和办事地点，由相关主管人员签字后交给财务部门审核后方可进行费用报销。若因紧急需打车前往，因经主管人员同意后方可打车出行。

三、业务招待费用

业务招待费用是企业为生产、经营业务需要而支付的应酬费用，它是企业生产经营中必不可少的一项费用支出。根据税法的相关规定，企业发生的与生产经营活动有关的业务招待费支出,按照发生额的60%扣除，但最高不得超过当年销售(营业)收入的5%。

业务招待费包括企业生产经营中需要而宴请的餐费开支、赠送纪念品的开支、旅游景点的开支等。企业在报销业务招待类费用时，应将从正规渠道开据的餐费，礼品，景点门票作为费用报销的原始凭证，填写费用报销单并注明招待单位及招待事由，来客人数，陪客人数等相关信息，由相关主管人员签字后交给财务部门审核后方可进行费用报销，可以要求派出单位向接待单位发出公函，告知内容、行程和人员。

特别提醒：因业务招待购买的烟、酒、茶、馈赠礼品等应列入招待费用，企业对所购入的烟、酒、茶、馈赠礼品也应进行专人管理，进行台账登记，逐笔记录入库及领用情况。

四、差旅费用

差旅费是指企业工作人员因生产经营需要临时到常驻以外的地区公务出差所发生的交通费、住宿费、伙食补助费等。

企业需根据业务需要编制“出差申请单”，列示出差地点、事由、天数、出差所需备用金，出差人员应完整的填写申请单经主管人员审批后方可出差。出差前可凭审批后的“出差申请单”，填写“借款申请单”经财务主管批准办理出差备用金的借款事项。出差事项完结后出差人员凭证有效的出差票据填写差旅费报销单经相关主管人员签字后交由财务部门审核，办理费用报销，清还借款。

企业管理部门应根据出差人员职务明确订立各类人员的费用标准，如：出差人员的交通工具标准、住宿标准、出差补助标准。出差人员根据各自职务进行费用报销。

温馨提醒：

1、在办理各类报销业务时应要求出票单位开据本单位名称（全称）的发票，取得发票后应及时至财务部门办理报销手续，减少费用跨期现象。

2、自2016年5月份税务改革后“办公用品，加油费，住宿费”均可要求开据增值税专用发票。

结语：2016年，我们开拓了新的业务——咨询服务。我们根据企业要求，针对企业内控方面的不足为企业量身定制了财务管理制度，帮助企业构建更完整的财务核算体系。2016我们开拓创新，2017我们将继续扬帆起航！