总经理必备管理能力：会议管理

2018-09-08 10:01 来源：http://www.ceo315.org/ 阅读：次

会议是管理者进行管理工作必经的媒介，是每个管理者都必须重视的问題。美国国际决策中心曽经对全球3000家大型企业的首席执行官进行调查研究，结果表明，这些领导者有80%的工作时间都消耗在会议方面。由此可见，总经理如果不具备一定的会议管理能力，将会在很大程度上降低自己的工作效率，影响对企业的管理。

要进行有效的会议管理，提高会议质量，首先要清楚究竟是什么原因造成会议没有达到预期的效果。可以从会议的进行方式和内容着手，从人、事、B衣地等因素去思考，并征求相关人员的意见，进而找出导致会议无效的原因。

(1) 会议目标不清楚

总经理召开会议的目的可以分为很多种，比如信息交流、顶目执行追踪、政策宣示、讯息告知、研讨、听取报告等。在举行会议之前，总经理一定要清楚召开这次会议的真正目的及想要达到的预期目标。

(2) 没有进行议程设置

议程的设置直接影响会议预期目标的达成。如果总经理没有进行议程设置而匆忙召开会议，那么，在会议过程中就会导致与会者各说各话，漫无目的。因此，不管会议形态是怎样的以及时间长短如何，都应尽早做好议程设置，使会议更快地进入主題，让参与者明白自己所需扮演的角色。

(3) 参与者不明角色功能

被通知参加会议的员工，不知自己为何被列为出席者，对会议的内容以及自己要做哪些准备都不太明确。正是因为他们没有预先知晓自己的角色，也就不可能在会议上活跃起来，更不能及时响应会议的内容。因此，总经理在召开会议的时候，应该事先将会议主題告知与会者，让与会者明确该扮演的角色。

(4) 意见得不到尊重

身为会议负责人，总经理应认真听取各方面的意见，如果总经理偏听某些人的意见，对其他人所提意见故意忽略或敷衍而不予理睬，那么，会议就会流于形式，甚至偏离主題，达不到预期效果。这样的运作方式是不可取的。
(5) 没有记录及追踪系统

没有对会议讨论的过程及最后达成的决议作相关记录，也没有纳入追踪系统，导致决议的事顶到底有没有得到执行、执行状况如何没有数据可查，也就不能对执行的过程作回馈和修正。

(6) 议而不决

会议过程中，没有及时整理、统合不同的意见，虽经过各方的讨论却不能做出决议。

总经理想要提高自己的管理能力，必须重视这些常见的问題。只有正视导致会议未达预期效果的原因，才能找到解决方案，让会议真正产生效力。

对于总经理而言，对会议进行管理，根本可行的途径是打造有效的会议管理体系。

第一，使会议时间与企业运营节奏保持一致。会议是总经理进行管理的一种手段，而在企业当中，管理是为业务服务的。因此，总经理在召开会议的时候，必须使会议时间与业务运营的节奏保持一致，在业务活动的密集期应合理地避开会议安排，并进行适当的调整。

总经理需要根据企业的业务特点，把握企业运营的规律。通常以一年为周期来总结运营的规律。

第二，避免临时会议，对经常性的会议进行合理计划。对于一家企业而言，过多的临时会议，会对该企业会造成很大的损害。因为临时会议的召开往往意味着突发事件的出现，它会打乱所有与会人员原有的安排，进而打乱企业内部的管理，影响到具体业务的运营。因此，总经理必须尽量减少本可以提前预期的突发事顶，削减临时会议出现的次数。此外，还应该思考如何把一些事顶安排得更有计划性，把能提前考虑清楚的会议提前计划好。这样，企业的各个部门就能够把时间提前安排出来，也便于提前进行信息的收集和分析。

第三，在会议过程中，专注于决策。在会议过程中，总经理要引导会议更多地专注于决策，而不是讨论。英国的吉百利史威士公司，曾经对它的高层会议做出了两顶小改动，正是这不起哏的两顶小改动，却大大提高了会议中决策的质量和速度：一是为了让参加会议的人员尽早熟悉战略议題，要求至少在开会前5天将所有阋读材料分发给他们；二是在阋读材料上附一张标准封面，标明会议的目的一一分享信息、讨论和辩论，还是行动和决策，这样便给标为“行动和决策”的议題留出更多的时间。

第四，时间分配要符合企业发展需要。企业的发展是由多个业务部门协作共同完成的，因此总经理对各个业务领域的管理不能受个人喜好或其他原因的影响，而造成在各方面的时间分配不合理。在企业各个业务领域之间，要确定合适的会议频率，既贯彻了企业的战略发展童点，也避免了管理的盲点，从而促进企业协调发展。

第五，将决策执行到底。成功的总经理总是善于将资源配置与战略审批联系在一起，从而使决策能够落实到行动上。例如，在荷兰银行、加拿大铝业公司，会议的决策结果是以一份正式的缋效合同呈现出来的，它明确指出了执行决策所需的资源（时间、人才和资金）以及管理层承诺实现的财务目标，从而有利于决策的执行。

会议管理是一顶极为复杂的工作，想要掌握会议管理的技巧决非一日之功。总经理在日常的经营中应该有意识地锻炼这方面的能力。